Uw eerste reactie kan zijn dat u uw medecontractant mondeling wil aanspreken op het feit dat de gemaakte afspraken niet worden nageleefd, bvb. via telefoon. Ook al staat niets u in de weg om de zaken op deze manier trachten op te lossen, moet u er rekening mee houden dat u achteraf moeilijk zal kunnen bewijzen dat u uw medecontractant werkelijk mondeling hebt aangesproken.
Best zorgt u dan ook dat u de tekortkomingen zo spoedig als mogelijk schriftelijk meldt. U kan dit in de eerste plaats op eenvoudige wijze doen, bvb. via brief, mail of sms. Doch het bewijsmiddel bij uitstek is evenwel een aangetekende ingebrekestelling. Het betreft een brief die u per aangetekende post verzendt en waarin u uw medecontractant aanmaant om alsnog zijn verbintenissen na te komen.
In de aangetekende brief omschrijft u best zo duidelijk mogelijk het probleem en welke tekortkomingen u verholpen wilt zien. U kan daar ook een bepaalde uitvoeringstermijn aan koppelen, bij gebreke waarvan u aangeeft verdere gerechtelijke stappen te moeten ondernemen. Om eventuele vergissingen in de aangetekende brief achteraf nog recht te kunnen zetten, sluit u de brief af met de bewoordingen “onder alle voorbehoud en zonder enige nadelige erkentenis”.
U dient het bewijs van aangetekende zending goed bij te houden, alsook de kopie van de brief die u aangetekend heeft verzonden. Op die manier heeft u een officieel bewijsstuk in handen waaruit onweerlegbaar het bewijs van verzending en de datum van verzending blijkt, alsook het feit dat u uw medecontractant in gebreke heeft gesteld. U wacht beter niet te lang met het versturen van een aangetekende ingebrekestelling en u stuurt dezelfde brief best zowel aangetekend als per gewone post. Om zeker te zijn dat de brief toekomt, kan u ook aangetekend verzenden tegen ontvangstbewijs.
Vanaf de datum van aangetekende zending zullen alleszins intresten verschuldigd zijn. Een aangetekende zending heeft verder ook een belangrijke signaalfunctie; d.m.v. een aangetekende zending geeft u immers aan u niet bij de zaken neer te leggen en dat u staat op de correcte uitvoering van de contractuele afspraken.